談論內部控制制度的五大要素時,談及公司為要“監督”“控制環境”可能發生的“風險”,一定要制定有效的“控制辦法”,然而,若沒有落實執行控制辦法,一切都是空的,因此,最重要的事就是要做有效的教育訓練與溝通,讓員工知道應該依據什麼規定做什麼事。至於是否有真正落實,主管可以用Work-through & Walk-through 兩種管理方法去了解並查證,也就是“IPO流程管理法”和“走動式管理法”來達到管理的目標。
IPO流程管理法主要的內容就是依據電腦的基本概念,輸入Input,處理Process,輸出Output的流程,以此流程鼓勵並引導員工深入了解,自己到底依據什麼法令規章制度辦法在做什麼事,並檢討自己所做出的結果是否符合公司的要求,擔任主管者若能利用一點時間協助部屬了解其工作的目的、依據、方法,不但可以協助部屬成長,自己在管理上也會因了解而駕輕就熟,輕鬆的完成公司交代的使命。
全公司所有同仁到底在做什麼?雖然有分層負責、分工合作的制度,所有工作也可大致分為“營業人發財”五類,但上下左右部門到底如何運作,在上位者一方面忙於自己的工作,事實上也沒有太多時間深入了解。
個人有幸擔任富邦產物保險公司總稽核時,由於每年有兩次機會到各單位實地稽核,名為稽核,其實是實地了解各單位的實際運作情形,也就是走動式管理的落實。在走動式管理中,一方面可以實地了解,也可以用上課或坐談的方式雙向溝通,甚至可以藉機宣導公司重要工作重點,也可以搜集單位的實際問題並協助解決。
擔任新產總經理時,個人也常利用時間到各單位做走動式管理,並與同仁座談以鼓舞士氣,多年不斷的走動與交談,與同仁們如家人一樣,公司政策及目標在同仁認同下自然能順利完成。
Work-through & Walk-through 兩種管理方法的交互運用,讓我在職場上學習到很多管理的細節與訣竅,也透過實際行動幫助我順利完成公司所計劃的目標。
聖經箴言9:8說:
不要責備褻慢人,恐怕他恨你,要責備智慧人,他必愛你。9.教導智慧人,他就越發有智慧,指示義人,他就增長學問。
詹俊裕寫於
20180813
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