前項已針對有效運用出納系統，及適用業務之機器特性理解進行說明，但如果要促進有效率的運用，還有另外一項要點需注意，那就是改善營業廳體制。首先，第一個問題點就是操作員的養成訓練。第二個問題點就是要明確指示出納負責人的業務處理範圍，進行與櫃員之間的業務調整。第三個問題點則是營業廳各業務負責人要信任出納系統，並且理解系統。藉由解決這些問題點，系統就可以有效運作，並且順利達成預期的目標。
因此，如果思考每一項問題點，首先，在人員訓練部分，必須考慮以下各點。也就是說，出納負責人的操作和過去的單功能機器大異其趣，以櫃員機器的操作做為業務運作的中心，其中一項特徵就是附屬連動的紙鈔選擇機的操作頻率將會變高。因此，負責人要儘早熟悉這些操作，就是一個先決條件。通常為了完全熟練這個系統，必須要有一週的訓練期。以學習取消操作等特殊例子的處理為目標，可在現場使用實際的資料，藉由反覆的體驗訓練，順利引導出訓練效果。出納系統需要充分的機械操作訓練，不可能在任何時候，隨便地改由任何人來輕易擔任出納系統的操作代理人。因此，在引進機器之後，一定要迅速訓練代理人員。一般來說，代理人員數必須以一項系統配置三名人員為基準；訓練要在現場，以實務因應的方式執行，這樣才是有效的訓練方法。實施實務訓練的注意點，就是要選擇資料量最低點的日子為訓練日，這樣對客戶的影響才會降到最低。但是若狀況允許，也可利用訓練機，使用模擬資料進行三天左右的技能訓練，如此就能確定可獲得穩定的訓練效果。
如上所述，在出納系統裡確保操作人員，是有效運用系統所不可缺少的重點。第二個問題點就是要確定出納系統處理的業務範圍。看到出納系統處理的正確性與迅速機能後，一般大眾會很容易陷入一種彷彿可將營業廳所有資料都集中起來處理的錯覺。因此，對於處理機能、資料的時間集中度以及有處理結束時限的資料等，都要思考每樣資料的特性，確定資料處理的範圍才對。特別是對於營業廳產生資料以及外務負責人攜回資料的處理上，一定要優先處理臨櫃客戶所產生的櫃台資料；也就是說，調整處理時間帶，這是一個重點。
另外，對於固定的大戶現金處理，該不該使用這套系統並即刻實施等等，策劃鉅細靡遺的運用計畫是非常重要的。策劃運用計畫的具體方法就是在大額現金的面額、兌換等方面，都要增加幣種金額等限制，而且要將事先限定告知出納負責人。不論如何，必須判斷在出納系統所進行的處理與由櫃員利用人工作業進行的處理之間，究竟是哪一種比較有益。
最後，第三個問題點就是營業廳全體行員，對系統的信賴感與理解程度。具體來說，若要針對系統的必要性加以說明，首先，要信賴出納系統所吐出的現金是一OO％正確的。以往從機械吐出的現金，必須接著以人工作業進行再點鈔作業，但由於目前的出納系統在性能上，是以高技術水準設計製造的，本身即具備雙重、三重的檢查機能，在監視防止系統的錯誤動作。因此，機械吐出的現金，若再用人工點鈔已完全沒有必要。要了解這和過去利用壓縮空氣吸引的紙鈔計算機運用方式，在設計思考上截然不同。
另外，在系統的信賴性方面，紙鈔、硬幣的放入處理也一樣，嚴格的檢查構造，提升計算結果的信賴度。但是，這個系統無法處理整束紙鈔的吐出與整包袋裝硬幣的吐出，這部份還是要仰賴人工作業，因此在付款時，必須進行個數單位的再點鈔。因此，這個系統在整束紙鈔單位的吐出與整袋硬幣的吐出部分，必須要進行個數檢查。或者在兌換處理時，必須要有兌換資金的收款處理，與相同金額付款處裡等二道工程，因此有時候比較浪費時間，也不方便，在這一點上確實有時會受到批評。關於這些問題的批評，必須以兩者的實際運用，來證明系統的優越性，藉以獲得營業廳所有行員的認同。
Add new comment