1. Email 的發送原則整理如下...
-> 對多人同時發送會議記錄
-> 長途通訊 (電話費用昂貴時)
-> 最好於本文內書寫結論性議題
-> 使人心情好的溫馨問候
-> 避免下述的情形
* 請問您明天有沒有時間? (很多的溝通, 打個電話就可以知道了)
* 長篇大論的討論? (有這個必要的話, 應該面對面討論或開會, 如此還具有增進彼此情感的功能, 因為見面三分情喔~)
-> 由於在 email 裡面看不到對方的表情, 再加上稍微不慎的用字遣詞, 即會造成不必要的誤解!
2. 如果 email 不是用在結論性的發言, 而是運用在問題處理過程的記錄, 那麼, 不如建置一套大家可以集中管理的問題追蹤管理系統! 這其中的差別在於.....
-> "email是分散在每個人的信箱", 你說你曾經發過這個email, 但我卻沒有收到, 結果就是爭論不休.
-> "問題追蹤管理系統是集中於資料庫內", 問題的處理過程大家看得到, 也有好用的搜尋介面, 主管所須的報表.....等等, 族繁不及備載.
3. 每次看到我弟弟在一堆 email 跟檔案資料夾中返覆找尋他想要的文件, 就覺得很辛苦, 後來我就分享給他下面這個軟體 "Desktop Search"
http://desktop.msn.com.tw/
http://g.msn.com.tw/8SEURL/zhtwDownloadSuiteURLbdy_dshome
現在他找起文件來很快很快, 真的很快, 但我還是希望他少用點 email 啦~
畢竟要談一場成功的戀愛還是要一起手牽手去吃飯看電影, 不能只靠寫情書...
那麼要執行一個成功的專案呢? 聰明如你, 一定有了答案 *^_^* , 是吧?
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