PM書上沒教的事

Dear friends,最近，約翰又聽到一些在PM工作崗位上的朋友或同事們離職的消息，是不是PMP證照沒有用？還是沒有去考PMP所以做不好專案管理？經過適度訪談及了解，有感而發的歸納出一些「PM書上沒有教的事」，給PM們或組織當成執行專案的參考…

[把自己當小丑]

溝通很重要，它的另一種意義叫做「人緣好」，不要板起臉孔嚴肅的工作，Members會有負面壓力，正面的壓力是PM要把自己當成小丑，因為小丑很受人歡迎，但大家都很敬畏他的十八般武藝．

[跟大家一起工作]

約翰相信幾乎每個人都曾經抱怨過「某某人只會叫別人做事，自己都不做！」（包含約翰在內，都曾經是這句話的主人），既然如此，一但我們成為PM就應該繼起教訓，跟大伙一起寫寫程式、搬搬磚塊，親力親為會讓自己在領導上更有說服力！

[認知情緒的不公平]

用「打不還手罵不還口」來形容PM是最貼切不過的了，每個人都有情緒，客戶會罵你，組員會抱怨，老闆會發嘮騷，只有PM不能有情緒，你可曾聽過拿破崙帶隊喊衝的時候會抱怨伙食辦得不好吃嗎？

[訓練自己隨時有話題]

身為PM不能過於靦腆，不愛與人說話，溝通不但可以拉近客戶關係，還可以跟Team member親密接觸，因此隨時隨地讓自己的腦袋具備一兩則可以聊上３～５分鐘的話題很重要，生活、飲食、電影、家庭、小孩……什麼都能聊，但就是別聊政治，因為台灣不是一個民主社會，一聊就會出問題！但約翰還是會聊啦！其實大家對你有所了解，就百無禁忌了！

[關在辦公室裡做的專案注定要失敗]

有些PM很喜歡把專案計畫得很完美，再把文件寫的很漂亮，然後以此沾沾自喜認為自己很專業，其實約翰也很愛這些，但是一個成功的專案不能老是坐在辦公室裡，走出去溝通很重要，重點是要讓Team member覺得只要有PM在，什麼都可以搞定！

[雙面人]

在組員面前罵客戶，在客戶面前數落組員，這點若沒有多做說明，各位一定會覺得約翰怎麼可以這麼爛！舉個例來說，我去跟客戶談完需求回到辦公室後，就會在組員面前罵客戶：「怎麼需求變來變去的，氣死我了，後來我很堅持，客戶就被我說服不做了！」大部分的狀況，組員會認為我很厲害，竟然可以拒絕客戶的需求，事實上，我在客戶那裡是這樣對話的：「這些新增出來的需求，我們會放在第二階段幫你們完成，我得趕快回去Review組員們的程式了，因為他們有時候真的很不小心！」這傳達了兩個訊息給客戶…

1. 這PM真好，不會拒絕我們客戶的需求！（事實上，第二階段在那裡還是個未知數）

2. 還好有這個PM在，連程式的品質都會幫我們把關！（其實組員們都比我還厲害，那裡需要我來Review）

請各位正面思考，謊言若來自虛偽，則不足為取；但若來自善意，則無傷大雅！

[主動再主動]

比方說某PM這星期原本計畫要和客戶完成某項功能的UAT測試，但因為一些因素而無法如期完成，所以該PM跟客戶承諾星期六日會把設備運過來加班完成，請他們放心；但不巧，中央氣象局宣布該週末颱風來襲，出門已經不易，更別談搬運設備，因此本週末仍未完成測試，星期一上班日，客戶問該PM：「為何沒有完成？」這位PM臉色不是很好的回答：「因為颱風來啊！」然後再怒氣沖沖的回辦公室跟組員說：「難到他不知道有颱風來啊！」……案例結束！

藉由這個案例，各位觀察到什麼？PM沒有錯，對吧！颱風來要怎麼搬設備？客戶無理是嗎？颱風來還要求專案團隊冒生命危險完成任務！是的～約翰也這麼認為，但處理的方式可以不同，例如，這位PM可以在星期六中午跟客戶打個電話表示：「我們正要搬運設備，但由於風雨實在太大，所以可否天氣好一點再處理！」再沒良心的客戶聽到這話，都會回答說：「你們先回家去吧，改天再搬好了！」掛了電話，這PM隨即打電話給組員：「下星期再出任務吧！」然後把電視轉到HBO電影台～

約翰不是要教大家說謊話，而是要告訴各位「不要認為別人什麼事都應該要知道，主動是PM的天職！」

[做人的道理]

遇到客戶的主管前來詢問專案執行狀況，這是你做人的絕佳時機，最忌好大喜功一直讚美自己的團隊，應該要把功勞歸給你的客戶，例如…

「如果不是某某幫忙協調設備，我們也不會測試得那麼順利」

「我們團隊遇到一個瓶頸，還好某某提醒了我們，他幫了一個大忙」

做專案其實就是在做人，人搞定了，專案就不辛苦了！但在說明上述的讚美時，請務必有具體事實，別在客戶主管面前杜撰一個不曾發生過的讚美，這會讓客戶覺得你很虛偽，若真的都沒有模範學生，那你這位PM就得辛苦一點了，平常就要做一些球給你的客戶接招，比方說你想到了一個好方法來解決專案中的難題，不要馬上說出來，要用不會被客戶發現的方式引導他往答案的路徑思考，最後再由他的口中說出來，他會很有成就感，你也收集了一筆可以在他主管面前讚美的案例．

[注意環境變化]

人不是機械設備，並非加一下潤滑劑就能一直正常運作，我們每個人都會受到季節或溫度的變化，而讓心情產生一些起伏變化，偶爾請一下成員吃個冰品也是一種激勵，這可是收買人心的最佳時機，別擔心自己的荷包，約翰保證老闆們一定會買單的，必要時跟成員說：「這是老闆請的！」天啊～這回你連老闆的心都收買了！藉此同時，也觀察一下你的成員有誰會因為天氣的變化而有身體上的不適，關心比起物質的餽贈來的更長更久，這樣的組織如果還是沒有向心力，約翰會打開窗戶往外跳！夏天就快到了，請體諒Team member有情緒不好的時候，就好像每年快要進入夏季時，我都會跟老婆說：「體諒彼此偶爾的不耐煩」．

[從健康因素淺談People Management]

有些人說話較快，而且較為焦慮，時常緊張而大驚小怪，這類的人通常具有自律神經失調或二尖瓣膜脫垂，可能還伴隨有胃腸方面的疾病，約翰要說的是，若有人在開會的時候產生不良的情緒，或工作的時候較為獨來獨往，請體諒他們因為身體的疾病所帶來的脫序演出！因為他們不是故意的，是身體不由自主的一種反應！People Management的Management並不是由上而下的指使，而是平行的相互關心，且包含內部的組員及外部的客戶！

[正面表述]

PM要正面，並不代表要一直往前衝，不假修飾的言論會讓你得罪人而不自知，讓我用下表舉一些案例…

再者，說話的時候，應盡量使用「我們」，少用「你」，因為「我們」可以拉近距離，「你」則有較強烈的指責或命令．

第三點，PM沒有「能不能」、「好不好」、「可不可以」，就直接說：「我們明天早上開會討論一下今天的遇到的情況」；盡可能避免：「明天開一下會，好不好？」如果組員說：「不好！」那你的反應是什麼？傻在那邊？別忘了你是Leader更是專案的舵手！

[別做的太好]

有一句英文歌的歌詞是這麼寫的「…Too good is too be true」，意思是「好的很不切實際」，若把客戶大致分成消極型與積極型兩種，針對前者，若你做的太好或太快，會給客戶帶來一些壓力，例如客戶會想…

1. 做這麼快，到時候做完了，還得要繼續接其它專案，事情會太多！

2. 做這麼好，面子掛不住，買方應該要主導一切的，讓他們事情做不完好了！

我們先不管這是正面的態度還是負面的，把自己腳步調整的和客戶一樣很重要，別讓他覺得和你格格不入～反之，針對積極的客戶，這些都不用考慮太多了，盡管把最好的端出來～

[別把PMP當聖經]

實戰經驗勝過一切，縱使你擁有再多的證照，並不代表真正的實力，就好像全世界這麼多的MBA，他們都在學校求知，也通過考試，都取得了畢業證書（也算是一種認證），但並非每一個位都能成企業關鍵的領導人，這不是僧多粥少的問題，在IBM曾經有過小學畢業的副總經理！目前約翰感覺PMP證書最有用的時機，是在投標時拿來當成廠商必備資格的佐證文件，致於組織是否執行或客戶要求與否，建議PM們處之泰然，約翰並非在說反話，請務必正面思考，否則你的挫折感會很重，PM本來就應該具有強大的適應能力，若組織有心做好專案，你就端出真本事；反之，則融入團體！

[授權]

授權（Delegation）是一件在Leader＆Member之間十分難以拿捏的決策，大部分的企業主管把PM的工作內容定義成能與客戶協調好，把需求帶回來，控制好時程即為專案管理，事實上PM有一個更貼切的全名，即為People Management，因此若您在人力銀行網站上看到100名PM職缺, 其實真正須要執行專案管理的工作職缺只有10%不到．企業如何做授權，就得先思考一下Authorization與Delegation的差別，Authorization具有批准的意味；而Delegation則具有委任的意思！例如：在實務上，若PM想為專案找一位具有某項技術背景的人，而且人格特質屬於積極型的成員，這PM向上司報告了之後，實際上找人的動作由主管來做，這樣只做到批准這個PM找人的請求；若實質上由PM親自找人，則會產生以下的效果…

1. 該PM具有被信任感，他會覺得自己在做一件大事．

2. 成員都是自己找的，這個專案就像他的小孩，怎麼能夠做不好，高使命感．

3. 在面試階段時，頻率相同才會在一起，成員彼此具備強烈歸屬感．

4. 對於PM的主管而言，又何嘗不是在培養一個能夠交付重任的新生代．

上述案例，相信各位已經可以體會授權的真正含意其實是「委託責任」的關係，很可惜的，大部分的企業選擇前者Authorization（批准）

P.S. 「找人」只是約翰舉得例子，專案過程中的大小活動都可以授權，例如：餐敘、教育訓練、成員的上下班時間……等

[組織]

恐龍級的專案組織無助於一個流暢的專案，如同政府機關的簽呈十八相送，從最基層到中階主管一直到高級長官，大家都要參與，決策的過程變得十分複雜冗長，可知競爭力正以等比級數的速度下降中？！

[Leader vs. Management]

主管（Management）具備的是權力，但領袖（Leader）靠的是魅力，專案經理人應把自己當成Leader般，與大家生活在一起，除了每個月公式化的慶生會之外，你了解 Team Member 的家庭狀況嗎？他們願意跟你傾訴嗎？收買人心從真誠（Honest）出發～

[後記]

說了這麼多，其實還有一些PM的地下戀情及秘辛，一直很掙扎要不要寫在此處？例如…你的專案都照正常運作，該交付的東西也都如期交付，Team Member也很團結，但客戶就是有意見，這時候就得「試水溫」… 約翰不再往下寫，因為太露骨了！有興趣請與我聯絡唄～外縣市請加02 *^_^*

藉由以上說明，可能有人會問約翰，要注意的事情這麼多，加上PMP的流程及文件又這麼繁複，待一個專案結束後大家都掛了！這麼說好了，人體內各部器官的運作比起專案管理要複雜許多, 你每天都感覺到自己在呼吸嗎？（除非你特別注意）當這些動作都成為習慣後，你要做的工作只剩下吃飯跟如廁而已！專案管理的過程有許多工具可以使用，千萬別照著PMP書上的公式土法煉鋼地去計算Duration Estimation或Cost Performance Index.....等數據哦！

上述所有的努力都盡了，才考慮最下下策的「離職」，別忘了發揮小丑精神哦～