銀行事務的特質，就是平常所處理的事務，大多是由記帳事務與計算事務所構成。回顧過去分行的事務管理主管所執行的檢查事務，就會發現大部分的時間都是用來目視檢查記帳結果、驗算存提款金額的差額記帳計算以及驗算貸款利息計算等。但是在八O年代以後，金融機構事務處理的合理化不停發展，幾乎所有的事務處理都已移轉為電腦處理，由主管檢查確認事務處理狀況對錯的事務，已經從過去人工作業的檢算及經由目視確認的再檢查，出現相當大的轉變。其主要觀點就是檢查的重點轉變為利用終端機對電腦中心原始資料的檢查、資料傳送程序的檢查(輸入檢查)，以及已傳送資料處理結果的檢查(輸出檢查)。因此需要特別注意的是事務管理主管的事務檢查，已從採用驗算為主體的目視確認檢查，轉變為資料輸出入檢查。再者，在檢查方法上，事務檢查的技巧也從過去直接檢查現物的方式，轉變為間接檢查管理資料的方式，對於這一點，大家必須要有所認知。
也就是說，所有的事務處理都在電腦的黑盒子裡進行，作業的處理本身並無法進行目視確認，這就是它的一大特徵。因此想要檢查確認在黑盒子裡面所進行的事務處理作業，唯一的技巧就是利用從電腦輸出的主管專用事務管理資料。
如前所述，將事務處理結果從電腦中心送至分行的這管專用事務管理資料，這就是主管的事務管理專用工具！而在主管專用事務管理資料內，還有以主管同意個案 (授權)交易時的事後檢查、使用主管卡的交易的再檢查、事故的電腦登錄及該登錄解除確認、以交易條件項目進行登錄的事項的訂正確認、存提款金額的取消訂正確認、中心統一處理的處理狀況確認、貸款交易的逾期交易確認等為目的的「異例交易明細表」。
「異例交易明細表」記載了前日發生的所有異例交易，因此，分行的事務管理主管可藉由詳細檢查「異例交易明細表」來預防行政疏失及弊端。因此，在現行的事務處理系統裡，「異例交易明細表」可說是非常具有重要意義的。一般而言，事務管理主管在檢查異例交易事務時，應該要抱持「性惡說」的思想，以事務處理上經常會出現錯誤為前提來進行檢查，這是非常重要的一點。具體的個案交易檢查要依據下列步驟實施。竊盜、遺失、焚燬等的事件登錄裡，首先要確認有無提出事件申請表，等確認有受理事件申請表後，就要核對事件申請表受理時刻與來自終端機的事件申請表登錄時刻，確認兩者的時刻之間有沒有很大的差異，這就是檢查的重點。若事件申請表的受理時間與事件申請表登錄時刻有差異時，就必須確認在這段空白時間裡，究竟是否有經由網路支付款項的情況。
對於發生竊盜、遺失、焚毀等事件，並已提出事故申請的帳戶，當該事故登錄解除時，有一項重要的手續就是要確認有沒有受理尋獲申請表。「受理尋獲申請表」是解除事故申請表登錄的重要要件，即使是由存款戶本人提出申請，還是嚴禁從電話聯絡的方式來解除事故申請表登錄。事故申請表的登錄不管是透過電話還是事故申請表文書來申請，銀行都必須迅速處理，但若是解除事故申請表的登錄，那就必須等待尋獲申請表的受理並且謹慎行事，而這就是事務處理的重點。
當「異例交易明細表」上有記載支存的轉帳透支與現金透支時，就必須確認目前可以透支金額的保全對策。另外，定期存款的起算日不能和「臨時利息調整」相抵觸，因此首先要確認傳票有沒有發生起算日輸入錯誤的狀況。
緊接著，「異例交易明細表」若有記載存提款取消交易時，就要確認該交易傳票有明確載明取消的理由，並事先準備好手續證明文件。具體來說，必須確認顧客委託的取消以及該筆存提款(存款的取消／貸款的歸還)不會造成弊端。另外無摺提款的付款部分，沒有記載摘要的現金付款要跟權宜付款符合，因此要核對權宜付款的副本，確認有沒有依照規定辦理事務手續。無摺付款的另外一種型態就是有記載摘要的無摺付款，亦即各種公共費用等的自動扣款處理。對於這個部分，也必須針對付款內容進行檢查。也就是說，摘要記載事項必須是自動扣款對象的費用項目等，同時必須確認能否正確判斷該費用項目、金額與摘要上記載的費用名稱有無關連，甚至是有沒有非法變成較高的金額。因此，在一連串的無摺付款中，需特別留意不論有無摘要記載，都必須確認其為基於顧客意志的付款交易。即使是其他靜止戶的付款部分也一樣，當長期屬於非異動的帳戶產生一定金額以上的無摺付款，並被記載於「異例交易明細表」時，就要確認該交易傳票，確定是存款帳戶本人委託的提款，並事先確認是否具備手續證明文件。
另外，在異例交易的範圍裡，就像存摺式自動續存定期存款一樣，當因為帳戶轉帳的關係，會在存款期間中進行2次以上的次日記帳時，就要用重要表單收支帳等確認帳戶轉帳事實，這樣才可以預防弊端。定期存款、定期儲蓄存款等的提前解約有記載於「異例交易明細表」時，就要確認該交易傳票，確定是存款帳戶本人提出的提前解約，並事先確認是否具備手續證明文件。
以上針對「異例交易明細表」的檢查實務進行說明，但由於每家金融機構的系統不同，「異例交易明細表」上記載的事項也有很大差別，因此，基本上這份管理資料就具有系統檢查的角色，可以防止前面所提到的行政疏失。
因此，充分理解「異例交易明細表」上記載的內容，掌握檢查重點，就是事務管理主管所需負責的重要責任。
接下來「中心統一處理明細表」是針對各種公共事業費用等，記載中心統一處理的帳戶相關實施狀況管理表，防止帳戶錯誤的檢查與處理內容及狀況都是檢查的必要項目。特別是在檢查處理內容及處理狀況的部分，第一個重點就是要檢查摘要名稱就是自動扣款契約對象的費用等。另外，還要檢查該費用等的名稱是否能讓人很容易就能理解。
舉例來說，如果電費只記載「電」，那就無法明確區分到底是電費還是電話費，同時也容易造成行政疏失，這可是不容忽視的記載事項。
接著，內容檢查的第二項重點，是要依據一般常識來判斷摘要上記載的公共費用等的名稱與金額是否恰當。這邊以電話費來做具體說明：首先必須確認一般個人住宅用的電話費，有無扣除比平常月份異常高的金額，另外還要確認扣除金額是不是完全沒有零頭。以上各項在預防弊端上，都是非常重要的檢查重點。另外，「中心統一處理失敗明細表」會將所有無法針對各種公共費用等進行中心統一處理的帳戶全部列表，並且作為管理資料來送至各分行，因此也被定位為顧客管理上的重要管理資料。也就是說，在這份管理資料上所記載的處理失敗的理由為：
(一) 自動轉帳號碼尚未在中心的主檔案登錄
(二) 自動轉帳指定帳戶為事故帳戶，禁止存提款帳戶
(三) 餘額不足而無法自動扣款
(四) 自動扣款帳號不符，無法自動扣款
(五) 自動轉帳指定帳戶的餘額裡包含未入帳的他行票，只要進行統一處理，就會變成他行支票的抵用
(六) 電腦中心的問題，無法進行統一處理
因此，(一)的「自動轉帳號碼尚未在中心的主檔案登錄」，要先確認已受理該公共費用等的存款帳戶轉帳申請書，除了在中心的主檔案登錄自動轉帳號碼外，還必須指示櫃員利用分行終端機，將該項無法扣款的各種公共費用進行扣款處理。
(二)的「自動轉帳指定帳戶為事故帳戶，禁止存提款」必須聯絡顧客，要求提供另外的付款資金，或要先取得顧客對無法扣款處理的諒解，這樣才可避免日後的糾紛。
(三)的「餘額不足而無法自動扣款」以及(五)的「自動轉帳指定帳戶的餘額裡包含未入帳的他行票，只要進行中心處理，就會變成他行票的抵用」要
視狀況聯絡顧客，要求顧客存入付款資金。
(四)的「自動扣款帳號不符，無法自動扣款」要檢查該公共費用等的存款帳戶轉帳申請書，確認帳號和戶名有沒有不同。
(六)的「電腦中心的問題，無法進行統一處理」必須從分行終端機輸入處理。
以上就是「中心統一處理失敗明細表」的檢查重點，以及事務管理主管指示負責人，要視狀況處理的實務概要。
接著，「中心統一處理失敗明細表」是每隔一段固定時間後，就針對記載於前述的「異例交易明細表」中，當成權宜付款處理的活期存款無摺現金提款集中起來並輸出的管理資料。活期存款無摺提款在權宜付款中，是特別具有風險的交易，因此確認管理資料並且及早整理帳戶，取消權宜處理將是重要的事務管理重點。
附帶一提，權宜處理型態之一的活期存款無摺提款，為「暫時省略全部或部分的事務處理規定事務手續，給特定顧客的一個方便」。是以金融機構的風險負擔為前提的交易，也是只對特定顧客開放提供的一個方便。因此要認知到，對頻繁與不特定多數的顧客進行交易的金融機構來說，這可是不好的交易，必須儘快使其回歸正常的交易型態。關於權宜處理中的活期存款無摺提款部分，在活期存款的交易規定格式(存款的提出)中，規定「在提出這筆存款時，要在本行規定的提款單上加蓋開戶印鑑，並且和存摺一起提出」才行。
因此，不管缺少存摺或印鑑都算違反規定，所以無法進行交易，這就是這項規定的真正宗旨。相反地，對於持有存摺及印鑑兩者的人，金融機構將認定其為真正的存款戶並且同意進行交易。因此，權宜處理並不適用於活期存款交易中所規定的免責條款，這一點必須特別注意。
接著，分行的終端機運用管理資料部分，包含有「各終端機事務量調查表」、「各終端機錯誤資料調查表」、「終端機各時間帶交易件數調查表」、「自動提款機利用時間帶調查表」、「自動提款機每日利用狀況調查表」、「自動提款機各金額利用狀況調查表」。這些內部管理資料在作為推展各分行事務效率化的指標上，可以發揮非常有效的功能。理解個別資料的判讀方法與利用方法是事務管理主管的必備條件。因此，下面即將針對個別的管理資料，提出具體的記載事項重點與活用方法。
首先，在「各終端機事務量調查表」中，各分行所配置的終端機輸入資料將成為被調查的對象。也就是說計算從分行的終端機傳送到電腦中心的資料電文數量，將被視為事務量並且統計出單位期間的數量，而這就是「各終端機事務量調查表」。通常這份管理資料會以一個月為單位來統計，表上記載的終端機區分通常會使用登錄於電腦中心的終端機號碼。因此，在分行裡只要將設置終端機的號碼當成關鍵詞來查詢該管理資料，就可以了解該終端機的工作狀況。當一個分行設置好幾台終端機時，如果個別終端機的事務量很平均，就表示該銀行的終端機配置台數很符合事務量，同時也表示終端機的運用管理很理想。但是，當記載於「各終端機事務量調查表」的事務量是不均地出現在各終端機時，就必須查清原因採取對策。各終端機出現事務量分配不均，大概有下列幾個原因：
(一) 終端機操作員的機器操作能力有明顯差距
(二) 由於沒有改善事務處理工程，使得資料有集中於某特定終端機的傾向
(三) 終端機的設置場所不良，不方便使用
(四) 特定的終端機操作員還要兼任其他職務，而無法專心操作
(五) 事務管理主管不關心終端機的操作管理
就是這些原因，因此必須採取以下對策來提高終端機運用效率諸如提高操作負責人的技術、重新評估營業廳事務處理工程、變更終端機設置位置、行內事務分配的再檢討、提高事務管理主管的管理意識。
「各終端機錯誤資料調查表」記載著各終端機的錯誤資料，當與上述「各終端機錯誤資料調查表」記載的各終端機的事務量比較，檢討各終端機錯誤資料發生比例的高低時，可以用兩種方法來檢討錯誤資料發生的絕對件數。
當終端機相互之間的事務量有很大的差距時，前者就有作為檢討資料的意義。但是當終端機之間的事務量很平均時，利用絕對件數來比較檢討錯誤資料會比較實際。經檢討之後，發現錯誤資料發生比例異常高時或者錯誤資料發生件數特別多時，就必須實施訓練以提升負責操作者的技術或者變更負責人。
「終端機各時間帶交易件數調查表」是將分行所有終端機傳送到電腦中心的資料，依據每一個單位時間(從營業開始到營業結束之前，以每三O分鐘或每十五分鐘等為一個單位時間)來統計資料量，由此可以了解分行終端機在單位時間的工作狀況。利用這個調查表的資料來繪圖，就可以清楚看出各時間帶的忙碌狀況。
雖然狀況會因分行的性質而有些差異，但以一般銀行來說，基本的型態就是資料會從早上九點開始慢慢增加，在十一點的前後三O分鐘到達頂點，然後資料的輸入會開始漸漸減少，到了十二點前後的午餐時間會到達最低點，而從下午一點左右資料的輸入又開始增多，並在結束營業前的下午二點半左右到達第二個頂點，然後輸入資料會持續減少，並在下午四點半結束輸入資料。但是當第一個頂點移到下午，而資料輸入結束時間變成下午五點或六點時，就要追究原因以追求資料輸入的穩定化，這就是提高事務效率的重點。
「終端機各時間帶交易件數調查表」對執行該分行的效率管理上，扮演著非常重要的角色。為了確認輸入資料較少時間帶的有效活用，必須進行輸入資料的調整。進行具體輸入資料調整時，不需立即處理的資料，亦即外務負責人帶回的資料、以及郵件車送來的資料等內部產生資料，排入資料量最低點的時間帶處理，藉此來使資料處理量的分配趨於均衡穩定。
但是，為了達到這項目標，就必須由事務管理主管徹底進行流程管理並將作業標準化。在執行方法上，以外務負責人帶回的資料為例，一般這些資料都是在業務快要結束之前，由外務負責人將全天的資料全部一起送給終端處理，為了在當天將這些資料處理完畢，就會將資料處理移到下午五點以後，這一點必須注意。因此，必須規定外務負責人帶回的資料，得在每次回到銀行後就立刻送出去。除此之外，對於需要當天結帳的資料受理時間，也要固定若在受理時間以後才提出，就要等到隔天才可處理。明確規定這些行內規定，也是一件非常重要的事。
另外，還有一件對身為金融機構行員的人來說是基本事項。那就是在外務活動中製作的終端機輸入資料(交易傳票／存款單等)，必須完整的將資料帶回並送交出去。為了避免因為資料製作不完整，而造成終端機操作員等在輸入原始資料時產生失誤，因此必須指導負責人嚴格的開立傳票。接著，郵車運送的資料處理及分行處理的綜合匯款／自動扣款等，要將焦點放在每日處理資料量最低點的時間帶，藉此建立時間計畫表，以將每天的資料處理量分散到上午九點到下午五點的各時間帶，追求資料處理分配的均衡與穩定。這項對策不論從效率管理或事務工程管理來看，都是非常重要的一部分。
接著在自動櫃員機(ATM)及自動提款機的運用狀況上，相關事務量調查表有「自動存提款機利用時間帶調查表」、「自動存提款機每日利用狀況調查表」、「自動存提款機各金額利用狀況調查表」等管理資料。
首先，在「自動存提款機利用時間帶調查表」部分，這是將分行所管理的所有自動櫃員機(ATM)及自動提款機所處理的交易分成存款件數與提款件數，並依據每台機器、每個單位時間(從營業開始到營業結束為止，以每三O分鐘或每十五分鐘為依據)進行統計，最後就會得到這份資料量調查表。從這份調查表可以了解分行管理的每一台自動櫃員機(ATM)及自動提款機，在單位時間內的工作狀況。
圖表2-2 事務管理強化前的交易量模型
圖表2-3 事務管理強化後的交易量模型
檢討單位時間的工作狀況，就可以訂立下列對策。也就是說，當資料集中於某個時間帶時，就要實地勘查有沒有發生顧客在自動櫃員機(ATM)及自動提款機前大排長龍的狀況。實地勘查後，可以依據狀況考慮是否要增設機器，來消除顧客大排長龍的狀況。其他日常的運用方面，例如補充機內現金時，也要避開使用高峰時間帶，選擇在使用到達高峰前的低點時間帶來進行補充。另外也可以採取事前因應對策，以免在機器運作時間中發生「無紙鈔」或者「無交易明細表」等表單用完的狀況。過去在自動櫃員機(ATM)及自動提款機的運用上，對於機器運作時間中發生「無紙鈔」或「無交易明細表」等表單用完狀況時，採取的態度大多是等行內設置的螢幕上出現「紙鈔即將用完」或「交易明細表即將用完」的警示後，才會採取更換的行動。
但是在使用自動機器時，除了要極力避免與顧客間的糾紛之外，還得採用取謹慎的運用體制來致力於服務客戶。具體說來，在平日與假日的運用上，要在顧客使用狀況到達頂點前的最低點的時間帶中，在螢幕上出現「紙鈔即將用完」的警示前，利用分行終端機來確認該機器的現金餘額。當發現可能會在接下來的運用中出現現金餘額不足的狀況時，即使警示尚未出現，也要迅速補充機器內的現金，這樣就可避免「無紙鈔」的情況發生，畢竟這個狀況是會直接影響到顧客服務的品質。
再者，根據機種的不同，有些自動櫃員機(ATM)及自動提款機可以直接從螢幕查詢確認該機器的現金餘額。
接著，「自動存提款機每日利用狀況調查表」的部分，這是將分行所管理的所有自動櫃員機(ATM)及自動提款機所處理的交易分成存款件數與提款件數，並依據每一台機器、每一個月的份量以日期來統計利用件數及金額，最後就會得到這份調查表。因此根據本調查表，就可以知道分行管理的每一台自動櫃員機(ATM)及自動提款機在該月每一天的工作狀況。根據機器每日的使用狀況，可以在預測高點日、低點日及平日的補充金額上，發揮極大的效果。也就是說，在提高運用分行現有現金的效率上，只要根據自行管理的每一台自動櫃員機(ATM)及自動提款機，以每天的現金提領額為基礎，設定提領現金補充基準額，就可在每天的運用中，將補充現金的次數降到最低甚至完全不需補充，而這樣都可以減輕自動機器保養運用人員的負擔。
除此之外，還可讓前述的分行現有資金運用更具效率。對顧客來說，不必因「無紙鈔」而需等待銀行補充，這樣一來也可提升服務品質。
最後，要將現金放進機器內時，亦可參考「自動存提款機各金額利用狀況調查表」，來決定各種面額的放置數量。
以上說明了各種事務管理用資料的檢查重點及使用區分，以作為「事務管理用資料的檢查實務」。但是所引用的資料名稱會因金融機構或系統的不同，在表現或記載內容上有所差異，因此必須充分理解自己銀行的系統，並且思考有效運用的方法才對。
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