預估專案效益的利器 － FTE, Full Time Equivalent (全時約當數)

Dear friends,

在分享本週的主題之前，約翰先丟出一個問題讓各位思考看看…
假如：中華電信中壢營業所每天處理ADSL新申辦案件平均數量為150件，而每一單件平均處理時間為20分鐘，
而你是這個營業所的所長，並且正在思考以下煩人的問題…

問題1：該聘顧多少名員工處理該項業務？
問題2：若要提昇20%的業務處理效率，該規劃多少資本資出改善目前半自動化的業務系統？
問題3：我該花多少費用在招商的預算上？
問題4：此專案上線後，營業所能獲得多少效益？
好多問題啊！所長真是不好當！

[步驟一]
首先，我們先以「FTE, Full Time Equivalent」的概念來計算上述案例的第１個問題，一天150件，每件處理20分鐘，
也就是一天平均要花 20 x 150 = 3000分鐘；一個月下來就花了 3000分鐘 x 22天 = 66000分鐘（可處理件數）。
如果一天工作7小時，一個月的總工時就是 7小時 x 22天 x 一小時60分鐘 = 9240分鐘。
有了兩個相對等的單位（分鐘），事情就容易多了！你的所裡在該項業務上大約須要 66000 / 9240 = 7.14人。

[步驟二]
若你想要提昇20%的工作效率，也就是你只能花80%的時間在每一單件平均處理時間，
故效率提昇後的平均單件處理時間要下降到 20分鐘 x (1 – 20%) = 16分鐘。
依照FTE的方式再算一次每月總處理時間 16分鐘 x 每天150件 x 22個工作天 = 52800分鐘。
而每個月的總工時還是9240分鐘，因此效率提昇後就只須要在此業務上安排 52800 / 9240 = 5.71個人力。
依此看來，改善後就減少了 7.14 – 5.71 = 1.43個人力。

***** 中場休息 *****
當然囉！藉由上述兩則試算，能夠得知人力的運作情形，但對於高層管理者還是不具備實質的意義，
我們必須要將之轉換成一種英文併法為「MONEY」，數學符號標示為「＄」，我們中文稱之為「錢」的東西，
這樣的報告提上去後，才能使管理者有足夠資訊做為決策的參考依據～

[步驟三]
為了要把節省下來的人力轉換成費用，身為PM的你，必須要知道處理該業務的薪資水準，一個範圍取平均值即可。
各位或許會問：「怎麼可能知道其它同事的薪水？」
約翰回答：「你一定要想辦法從HR部門知道這個資訊，不須要特定某一個人的薪水，只要平均水準即可，較有規模的公司，
應該要有人員聘用標準核薪表，這個資訊在PM的過程當中，並非只在期初效率評估階段使用，還有其它所多重要的階段要使用，
別忘了，專案經理的最大的任務就是在控制成本，沒有這項資訊要如何控制？百思不得其解！如果公司不提供PM這些資訊，
那就不能稱為在執行PM工作！在國際專案管理指導方針中有另外一種角色叫做「Project Coordinator, 專案協調者」，
其主要的任務是協助主要PM協調一些事情，會比較像是那樣的角色！
回到人力成本效益試算，在此案例中每月個可以節省公司的人力費用為……
執行該項業務平均薪資48,000元 x 節省下來的1.43人力 x 人員管銷比率1.7 = 116,688元。
為何管銷要乘上1.7這個係數？這是經驗法則，大部分的公司都是這樣的水準，內部管理比較不好的公司會稍微往上一些，
但不要超過2.0，若你們公司的比例接近1.0的話，請別忘了提攜一下約翰 *^_^*

接下來的步驟就要請各位打開附件中的Excel表了，試算表中黃底的部分為變動因子，您可以任意變動這些參數，
其餘的欄位皆有公式自動計算，無須變更！約翰分成以下九大項說明～

1. 業務種類：

由於中華電信ADSL業務又細分成多項不同的子業務，如新租用、退租、變更速率、變更ISP連線單位、
變更繳費方式、移機…等，故試算表頭以業務1~6代替。

2. 基本參數：

a. 一天工作七小時已經是極限了，各位若要填寫8小時以上，這預估可能會失之偏頗。
b. 由於這個專案在業務改造的過程中，可以達到無紙化的須求，故紙張成本也佔了不少份量。
    請詢問你的企業每張A4用紙的成本及事務機的影印費用，企業不應對此一無所知！
c. 人員平均薪資十分重要的參數，前面約翰已經提過，沒有它無法算FTE。
d. 管銷費用也如同前文所提及，大約在1.7左右，因為此數值幾乎快成了常數，故此欄位約翰沒有標示為黃底！

3. 現況調查：

a. 企業內部作業管理做的好的話，每日件數及單件處理時間的統計數據應該隨時要隨時有。
b. 有了上述數據，到此已經可以算出現況的每月使用人力。

4. 預估效率：

a. 「20%」是營業所所長期望能提昇的作業改善率。
b. Excel會自動幫你算出專案改善後的人力運用狀況，其原理及公式如前文步驟二所提。

5. 未來可達成之益效：

a. 前文步驟三只算出人力成本的益效，未把紙張考慮進去，此部分可將該業務每年可節省之費用算出。
b. 每年總效益即是全部業務「每年可節省費用」的總和。
c. 最後一個效益較具爭議性，它的意思是若把節省下來的人力以改善後的系統執行業務，預估每年還可以再多做多少業務！
    也就是在人力不變的將況下，此業務還再為公司貢獻的案件數！不過這得要看前端業務的推廣能力，
    因此，只是一個參考性的效益！

6. 各業務效益評估：（試算表底下第2個工作Sheet）

a. 此業務分成三階段上線，黃色底的數字皆來自前面那個Sheet的「每年可節省的費用」欄位。
b. 最後將可看到紅底總效益將近 $17,000,000

7. 逐年效益成長：

a. 專案效益不可能每年無限上綱的成長，因此預估專案效益衰退率是有其必要的，此數值在20%是一個中性的預估，
    積極中帶保守，算是非常合理的預估！
b. 衰退率往下調代表逐年效益愈好，各位可以依專案需要調整成18%或16％，若調到10%以下，就顯得有點不切實際，
    代表你的專案結束後，每年都可以為企業帶來90%以上的益效，若真是如此，你大可向你的主管多要點預算來執行此專案，
    往後你在公司裡走路都會有風，追隨者也會紛至沓來，醒一醒～John快點醒來回到現實，別再作白日夢了！
c. 衰退率往上調至25%也算是保守中的極限了，各位可以試著輸入25%，並觀察第四年及第五年的效益，是不是打平了！
    表示此專案的效益頂多貢獻到第四年而已，第五年將不持平不再貢獻，這已經算是優質專案了！

8. 建置成本預估：

a. 以約翰熟悉的軟體專案，每年維護成本比率在12%左右算是業界不成文的規則，此比率會上下振盪，一般往下的案例居多，
    沒辦法的事，台灣是一個買方的市場，賣方想往上調可能會面臨沒有生意可以做！
b. 「系統建置成本」是本區塊最主要的目的，有了FTE有了益效目標，就知道本專案要花多少預算去建置才能損益兩平！
    當然囉！如果你能花低於＄28,952,602的預算去招商，然後同時再把作業效益往上拉，一樣可以在辦公室橫著手路啦～
c. 花了 $2800萬招商就是專案的成本嗎？當初陪你一起開會的長官們，專案成員的人力成本，每年要維護此專案的費用，
    都是錢囉！因此這裡還能幫你算出「五年的總成本」，至於為何是5年，一般來說軟體折舊攤提大多以5年為限！
    故約翰要提醒的是，請依照你的企業會計慣例適度調整試算表中的公式！

9. 人力成本預估：

a. 最後就是專案人力的部分了，所有的欄位參數各位應該看了都知道怎麼填，主要的目的是要求出「人力成本總和」，
    因為它會影響到第8項的系統建置成本。
b. 人力是最重要也是最複雜的因素，預估專案成本，別忘了把人的因素放進去。

[後記]

1. 這種益效評估的方法是考量人力成本，其精神是基於先設定好效益目標值，再思考要取得多少預算，才是對組織最有利的！
    與我們常見的專案，都是先用「菜市場喊價法」任意編出一個沒有根據的預算，專案結束後亦不追蹤績效，有很大的差別！
2. 所謂全時約當數「FTE, Full Time Equivalent」即為用以衡量工作者在某一特定的期間的生產力或特定工作的人力運用
    狀況及成本。
3. Full-Time Equivalent不等於Full-Time Employee，後者約翰沒有學過，因此不便表示評論！
    很多文章或場合都會提到這個字眼，只不過，不曉得該作者在撰寫的時候，想要表達的是前者還是後者的意義，
    因為文章沒有深談，也就不得而知了！
4. 何時可以使用此方法？當作業時間容易被量化的時候！因此若要用來預估軟體開發的人力成本是不恰當的！

祝各位新的一週工作愉快～