2.1.3.A 系統形成的基本想法
這項研修的目的，是要學習如何將銀行事務移轉到電子計算機，以及整合式電腦系統的型態在開始運作之前的系統形成過程等基本想法，以求了解現行系統的構造與編入系統裡的各種檢查系統。因此，藉由這項研修，可讓研習者理解在分行現場無法親眼目睹的電子計算機事務處理方式，學會銀行事務的整體樣貌與其組織構造。這項學習在理解重要關鍵語，藉以掌握分行事務管理重點上，扮演著非常重要的角色。
2.1.3.B 管理資料的利用方法
這個課程的目的是要學習每種電腦輸出管理資料的製作理由及根據、各種項目的檢查重點以及利用方法，企圖建立能靈活運用電腦輸出管理資料的事務管理體制。因此，學習的第一步驟，就是要先熟悉各種管理資料的用途分類，確切指出符合檢查負責人或主管的個別用途，以求有效活用管理資料。
從研修內容來看，可將具體的用途大致歸納成下列五種類型。
(一) 分行主管為了執行事務管理而記錄的項目檢查資料(主管用管理資料)
(二) 日常事務處理及連線當機時的存、提款，餘額查詢等事務處理資料(事務處理用資料)
(三) 有關顧客個別交易的動態明細表、地址或集團一覽明細表、家庭管理卡等外務活動用基礎資料、CIF相關輸出資料(顧客管理用資料)
(四) 掌握分行業績狀況與策劃經營計畫的基礎資料(統計管理資料)
(五) 借貸對照表、損益計算表(每日計算相關資料)
接下來的第二步驟，就是要把這些管理資料的各項用途及使用方法納入研修項目。至於在研修項目中，各種用途的具體使用方法則概要說明如下：
- 「主管用管理資料」的使用方法有：個案交易的事後查證確認、主管授權交易的再查證確認、事故登錄及登錄解除的確認、檔案項目的訂正確認、勞退免稅額度的變更確認、取消與訂正交易的確認、中心統一處理交易的處理結果確認、延遲滯納的交易確認等。
- 「事務處理用資料」主要用來編製帳戶號碼、確認餘額、管理期限、連線當機時的事務處理等。
- 「顧客管理用資料」主要作為外務活動用資料、CIF登錄的確認、交易情報一覽表的管理、顧客資料查詢等。
- 「統計管理資料」使用於掌握分行營業活動的綜合情報、分行營業活動的基礎資料、分行業績的實際狀況等。
- 最後的「每日計算相關資料」，是將借貸對照表、損益計算表決算相關報告書等印出，目的是用於掌握分行業績的狀況等。
以上就是第二步驟的研修課程內容。
最後，於研修的第三步驟，則要解說各項管理資料的解讀方法與檢查重點，並且依據輸出項目別來學習使用的方法。
2.1.3.C 發生現金算錯事件的處理
現金算錯事件的原因
在多樣化的銀行事務處理當中，一旦發生現金算錯，這就是具有相當難度的一項調查。因為從事務管理的立場來看，這項研修的目的就是要學習具體的調查方法。因此，研修課程應著重於預防現金問題發生，並且學習清楚解說現金算錯發生的原因，並將指導重點放在當實際發生現金事件時的調查方法，以及查明原因的程序。
首先，在探討現金算錯事件的起因時，其實可以發現在這其中潛藏著許多的原因。現在就將原因，一一列舉如下。
(一) 現金計算、點鈔、二次點鈔有誤
(二) 應有現金帳的記載金額錯誤
(三) 出納記帳機、櫃員處理機的操作錯誤
(四) 傳票的總數有錯誤
(五) 總數統計表的填寫錯誤
(六) 行內現金流動時(現金自動設備、自動兌換機、櫃員等)誤認收付金額
(七) 兌換時的金額錯誤
(八) 找錢的金額有誤
(九) 交換所提回票據的合計金額有錯誤
(十) 空頭支票的處理錯誤、或處理手續有遺漏
(十一) 現金支付有誤(因錯覺而造成的短付與溢付)
(十二) 支付未完成的交易
(十三) 存款金額誤認收取
(十四) 誤認他行票據金額所引起的誤認收取
(十五) 收納完畢現金的遺失
(十六) 處理完畢傳票的遺失
(十七) 傳票的重複開立
(十八) 傳票的開立金額有錯誤
(十九) 因誤讀票據、支票等的記載金額，而引起的錯誤付款
(二十) 因誤讀票據、支票等的記載金額，而引起的錯誤存款
2.1.3.D 現金處理機器的操作錯誤
調查現金算錯事件起因的基本作法
調查現金算錯事件起因的第一步驟，就是要先確定算錯的金額有多少，這是調查原因的基本作法。
第二步驟就是要確定算錯的金額是超過或不足。待確定算錯的金額是超過或不足後，即可根據下列的各項條件來推測現金算錯的原因並進行調查。研修時，一定要學習調查方法，以便期待今後在現金算錯時，能夠確實、迅速地進行調查，並且及早發現錯誤發生的原因。
因此，下面將說明具體原因的推測技巧。首先，當發生現金不足時，要先考慮可能是「存款傳票開立錯誤」，亦即因傳票重複開立與金額位數錯誤所造成的現金不足。這時，必須先調查在當天的交易傳票中，有沒有開立相同帳戶或相同金額的傳票，或是在金額位數錯誤時，金額的記載有沒有超出傳票的金額欄(因為出現填寫超出金額欄的傳票，大多是由顧客填寫的活期儲蓄存提款單，或各種存款申請書兼收入傳票等)。
關於「提款傳票的開立遺漏」、「提款傳票遺失」等，只要該筆交易有在終端機完成交易操作，那麼只要檢查終端機的操作日誌，即可發現。
「開立金額有差異」、「現金溢付」或「現金短收」等，大多則要依賴交易負責人的記憶，而這便會增添調查上的困難度。此外，關於現金過剩事件，「存款傳票的開立遺漏」、「存款傳票遺失」、「開立金額有錯誤」(譯註：傳票重複開立與金額位數錯誤所造成的過剩事件)、「現金溢付」、「現金短付」、「提款傳票的開立有錯誤」等，則和現金不足事件一樣，這些事件大多需要依賴交易負責人的記憶，因此在調查上，著實需要耗費相當多的時間與心力。
另外，金額位數錯誤，是傳票記載金額中特別容易發生的情況，尤其最常出現在傳票的開立事務階段。具體的錯誤發生原因是因錯覺所造成的過帳失誤，特別是在位數多、有許多零並列的金額，這時的傳票開立就要確實檢查，才能防止失誤的發生。接著，需要注意的還有機器的操作失誤，也就是說，在線上終端機操作、計算機操作、出納記帳機操作等部分，錯誤發生的頻率會提高。由於這些事務機器全部都是用鍵盤輸入金額，因此，「容易發生操作失誤」可說是其重要特徵。最後，要提出的是單純的綜合性行政疏失。
現金事件的狀態與簡便推測法
發現金額位數錯誤的方法
用“9”去除錯誤金額，數字若可除盡，那就可以判斷應該是位數錯誤。
公式：錯誤金額÷9→可以除盡……位數錯誤
◎ 單純的位數錯誤時，算出真正金額的方法
公式：錯誤金額÷9＋錯誤金額＝真正金額
◎ 末2位數顛倒時的位數錯誤
有差異的金額若為2位數數字，且可用9除盡時，即可判斷是2位數的位數顛倒。用下面的對照表找出該2位數數字，再找出符合該數字的傳票，就可以找出有錯的計算式。再者，當2位數數字的下一位數為0時，就在找出的數字後面加上0，然後再計算出金額即可。
存提款混在一起時的發現方法
圖表2-1 末2位數顛倒時的位數錯誤
(參考 圖檔.ppt)
錯誤 9 18 27 36 45 54 63 72 81
位
數
顛
倒 98-89 97-79 96-69 95-59 94-49 93-39 92-29 91-19 90-09
87-78 86-68 85-58 84-48 83-38 82-28 81-18 80-08
76-67 75-57 74-47 73-37 72-27 71-17 70-07
65-56 64-46 63-36 62-26 61-16 60-06
54-45 53-35 52-25 51-15 50-05
43-34 42-24 41-14 40-04
32-23 31-13 30-03
21-12 20-02
10-01
用“2”除錯誤金額，如果可以除盡，就可以判斷是存提款混在一起。
公式：錯誤金額÷2→可以除盡……推測是錯誤金額一半的存提款混在一起。
確認紙鈔‧硬幣出現貨幣種類錯誤的簡易法
錯誤金額為5的倍數時(可用5除差異金額)，若答案為100、10、1的話，就可推測是下列貨幣種類間的錯誤。
不足5,00 ÷5＝ 100……將500元誤認為1,000元
超過5,00 ÷5＝ 100……將1,000元誤認為500元
不足50 ÷5＝ 10……將50元誤認為100元
超過50 ÷5＝ 10……將100元誤認為50元
不足5 ÷5＝ 1……將5元誤認為10元
超過5 ÷5＝ 1……將10元誤認為5元
﹡答案為2、4、6、8(指2、4、6、8的下一位數字為0)時，即可推測是下列的複數張數上（答案數的紙鈔張數）的錯誤。
不足2,000元 ÷5＝400元……將4張500元誤認為4張1,000元
超過2,000元 ÷5＝400元……將4張1,000元誤認為4張500元
不足300元 ÷5＝60元……將6張50元誤認為6張100元
超過300元 ÷5＝60元……將6張100元誤認為6張50元
不足4,000元 ÷5＝800元……將8張500元誤認為8張1,000元
超過4,000元 ÷5＝800元……將8張1,000元誤認為8張500元
2.1.3.E 發現現金算錯時的作業程序
第1步驟：由第三者的主管對應有現金額進行二次點鈔，確定現金算錯的金額。
＊由第三者的主管對應有現金額進行的二次點鈔，要以應有現金額紀錄為基準，核對確認手邊現金與保險箱現金。
＊特別是在有損傷的紙鈔、硬幣部分，實施嚴格的二次點鈔。這就是第一步驟的重點。
第2步驟：進行已捆鈔的整束紙鈔以及已裝袋硬幣的二次點鈔。
＊在已捆鈔紙鈔部分，要從大束紙鈔（當天捆鈔的部分）中確認小束紙鈔的數量。
＊至於當日捆鈔的小束紙鈔，除了要以點鈔機等進行二次點鈔，確認小束紙鈔的張數外，還要弄破捆鈔紙帶，以人工作業檢查小束紙鈔裡有沒有混入不同面額的紙鈔。
第3步驟：實施大袋裝硬幣的二次點鈔。
＊這裡除了要核對大袋硬幣與小袋硬幣，確認其為同一面額外，還要確認大袋內的小袋數量。
＊另外，當大袋裝硬幣是未進行面額分類便直接裝袋時，也必須確認硬幣面額，用硬幣分類機器再計算一次。
第4步驟：進行小袋裝硬幣的二次點鈔。
＊除了要確認小袋硬幣與內容現物的面額、確認包裝硬幣的數額、以包裝為單位檢查包裝硬幣有沒有混入不同面額的硬幣外，還要用硬幣面額分 類機器再計算一次。
第5步驟：再計算一次總行集中傳票等的總計。
＊也就是說，除了要確認從專用帳票等收入所製作的總結傳票是否正確外，還要再檢查國稅稅收金額總計、地方稅收金額總計、公用事業費
等的總計、信用卡小額信貸的總計、各種指定金融機構處理業務以及當天各種指定金融機構處理業務的總結傳票與確認各帳票等，還要檢
查出納負責人所進行的總計事務。
＊藉由以上的檢查方法，結束與當天的結帳時間內業務相關的所有檢查。
第6步驟：為了確認營業時間內交易現金與時間後處理現金有沒有混在一起。要針對時間後處理傳票與時間後處理現金進行核對、二次點
鈔。
第7步驟：為了確認出納記帳機操作是否正確，要藉由傳票認證印字檢查有沒有重複記帳、記帳遺漏、記帳錯誤的狀況。
第8步驟：檢查當天的結帳傳票，亦即確認傳票上面記載金額的數字。
＊具體的檢查重點為檢查數字的誤讀、確認因記載不清楚導致數字判讀錯誤，以及檢查傳票的明細金額欄。
＊各種傳票的檢查事項重點為存款傳票的明細金額欄、取款傳票面額欄、兌換申請表的面額合計欄。
第9步驟：確認總傳票的開立。
＊再次檢查代理收付的總傳票件數與金額合計數，確認有無計算錯誤。
第10步驟：確認攜出外部現金的結帳處理，要用外送款記錄簿及權宜處理
(沒有存摺或印鑑、或者兩者皆無時的提款)記錄簿，確認權宜提款傳票及尚未核准傳票的整理狀況，確認已整理完畢或未整理完畢的傳票處理是否適當。另外，還必須檢查尚未核准傳票與正式傳票之間有沒有出現重複付款的狀況。
第11步驟：檢查傳票的出納印日期與出納記帳機產生的傳票認證印字的日期是否一致，並確認前日結帳傳票與當日結帳傳票有沒有混在一起。
第12步驟：確認交換所攜回票據。
＊具體的確認方法就是針對交換所攜回的票據本身，根據交換票據所附的資料確認張數與金額。
第13步驟：核對交換所攜出副本（微縮影膠片‧交換所票據副本）與存款傳票的他行票據欄金額，確認他行票據存款交易傳票。此時，
要核對他行票據存款交易，傳票記載的他行票據欄金額與傳票背面所記載的他行票據明細。
第14步驟：確認本行票據存款交易傳票。
＊在本行票據存款交易中，要核對該傳票在本行票據記載欄上所記載的金額與相對應的本行票據明細。
第15步驟：檢討出納記帳機的操作狀況，亦即核對出納記帳機在傳票上列印的認證印字與傳票記載金額，確認操作是否確實。
第16步驟：為了再次確認已經運送完畢的現金，必須請求確認運送金額、存入金額等運送到總行、其他分行、其他銀行或者存入的現金。另外，需要
針對下列事項，搜索現金處理場所的周邊環境。
＊搜索現金類及傳票等有沒有混入各種櫃子、桌子抽屜、桌墊下方、垃圾桶、疊在一起的零錢盤之間、收款用的皮包裡，自動提款機或自動櫃員機(ATM)的現金回收盒裡，檢查有沒有放在送到分行的郵袋上，同時也要確認準備寄送的郵袋上，有沒有混入預定搬送的物品之外的現金及傳票。
＊最後就是針對尚未點算提款金額的顧客，請求對方進行核對並再次檢查。由於這個作法可能會造成顧客對銀行的不信任，因此在執行時，必須慎重處理。除此之外，仰賴負責人的記憶來處理的方法，在處理上如果還有所疑慮，就必須考慮再次確認交易。
＊在事務處理的過程中，確認短少或多餘金額的交易記憶、確認權宜付款等特別交易的記憶、以及確認錯誤付款、錯誤存款等的線索都會是解開現金算錯事件的重點。
實施以上的程序時，可以完全依照步驟一一實施。另外，也可以聽從負責事務管理的主管之指示，分成好幾個步驟同時實施，這樣或許可以早點解決現金算錯的事件。
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