3.3.A. 設置「後勤事務組」的目的
將後勤事務從櫃台事務中分離出來，並由各負責人分別集中處理同種類的業務，同時再由「後勤事務組」統一處理內部產生資料，這樣一來不僅可以追求事務的效率化與縮短櫃台顧客的等待時間，這也是分設作業組的基本想法。
因此，設置「後勤事務組」的目的，就是要讓分行所有行員可以在上班時間內結束業務，才會從「後勤事務組」中分割出顧客接待事務，希望建立可專心處理事務的體制，藉以達到事務處理的效率化。附帶一提，藉著將顧客接待事務分割出來，就可以不必理會隨時會發生的櫃台業務資料，這樣比較容易設定事務處理的時間表，同時也可進行有計畫的運用。這樣的作法，不僅可以依序處理各時間帶產生的資料，同時也可貫徹在事務處理上要求的事務分配均衡的效率化。
在具體的運用上，策劃以各業務的工作時間內結束為目標的各業務處理時限，以及對行員時間內處理結束意識的貫徹，就是這一組的運用重點。再者，「後勤事務組」被定位為機動人員的據點，因此在營業時間內必須支援「櫃台事務組」；而在營業時間之後，則會接受櫃台事務組的支援。因此，這一組可以說具有機動人員的性格。
3.3.B. 實際運作的具體方法
處理後勤事務產生的行內傳票，是「後勤事務組」可以掌控處理程序的資料。因此如何在時間內有效、正確、迅速地處理行內產生傳票(沒有顧客在等的傳票)，就是事務管理主管的重要任務。
資料包含數量特別小的細微處理，種類也很多樣。在業務運作時，如果只是單純地分配人員，就很難達成預期的目的。因此，如果要訓練出全能的事務處理行員，就要讓各處理人員透過廣泛學習來提升技術、強化業務處理的互換性，此外還要讓後勤事務處理能夠更加靈活。
3.3.C. 後勤事務負責人的任務&業務處理方法手冊
為了強力推動分行的事務合理化，必須確立與事務處理相關的指揮命令系統，統合管理行內的事務處理流程。
具體的方法就是要把行內所有連線終端機的運用管理，委託給可以掌握分行全部資料量的事務管理主管。如此一來，當「櫃台事務處理組」與「後勤事務處理組」在處理資料時，事務管理主管就可以在斟酌全部資料量後，對兩組終端機做分配。再者，還具有可在顧客較多的時間帶，迅速對「櫃台事務處理組」採取支援體制等優點。
因此，在連線事務處理上，將所有業務的處理程序、指揮命令權，全部集中到事務管理主管身上，可說是再理想不過的作法，這同時也可獲得較佳的運用效果。在後勤事務處理負責人主管的業務部分，必須製作「各業務處理項目明細表」、「每日處理作業時間分配表」及「基準作業程序書」等三種表格，來做為事務管理主管的業務運用檢查工具，因為這些工具書，是業務處理不可缺少的基準手冊。
過去，負責人都很討厭製作這類型的業務處理方法手冊，所以都沒有詳細紀錄。另外，這些業務處理的相關記錄之所以沒有確實執行，也是因為負責人潛意識裡認為，就算詳細公開自己的負責業務，也沒有辦法為忙碌時帶來支援等好處。但是在新的事務處理體制中，「後勤事務處理組」的每個成員都要針對負責業務，製作「各業務處理項目明細表」、「每日處理作業時間分配表」及「基準作業程序手冊」，這是因為「後勤事務處理組」所採用的業務分擔方法，和傳統事務處理所採取的對每個行員分配負責業務的方式完全不同。也就是說在業務的負責分配上，是對「事務處理組」指示負責的業務範圍。因此，「後勤事務處理組」的成員，必須擁有隨時都能夠單獨負責業務範圍內的所有業務的能力。
但是，真要精通「後勤事務處理組」的負責業務，這種人才是可遇不可求的，因此，就要使用「各業務處理項目明細表」、「每日處理作業時間分配表」及「基準作業程序書」等三種表格的業務方法手冊，做為幫助負責人進行事務處理作業的工具。因此，必須針對組內的負責業務，將項目的細部作業內容，全數記錄在「各業務處理項目明細表」、「每日處理作業時間分配表」及「基準作業程序書」中，藉此讓事務處理的原則能夠更加明確。
[圖表, 各業務處理項目明細表]
[圖表, 每日處理作業時間分配表]
[圖表,「基準作業程序手冊」～活期存款新開戶的受理 ]
這些業務方法手冊的製作重點，是要依據事務處理流程、資料產生的時間及資料量，將組內的負責業務分割成幾個單位，再來具體製作記錄。因此，組內的事務處理人員要以這個業務方法手冊為基礎，消化一日的業務處理過程。
因此，如果要分別針對這些業務方法手冊說明其記錄方法，首先就要針對「各業務處理項目明細表」，針對「後勤事務處理組」的成員在一天中所處理的單位業務，記載具體的業務處理項目與處理事項的明細內容。
舉例來說，業務處理項目中要記載「票匯的處理」與「自行交換票的處理」等。在「票匯的處理」場合時，要在處理事項的明細內記載(存入至帳戶的處理)、(票匯遞送書的製作)、(票匯發送手續)等，並分別記載處理開始預定時刻與處理結束時限。再者，在處理順位與處理注意事項部分，詳細記錄也是讓事務處理順利進行的要點。
接下來，在「自行交換票的處理」部分，要記載(自行交換提回票據的帳戶扣款處理)、(自行交換提回票據的帳戶無法扣款的處理)、(自行交換提出票據的合計與交換說明書的製作)等，同時要和「票匯的處理」一樣，要分別記載處理開始的預定時刻與處理結束的時限。再者，在處理順位與處理注意事項部分，也要和前述一樣詳細記錄。另外，當要處理的資料被分割成數個批次送到處理組時，就要在各項目的標題上編寫批號並做記錄，藉以辨識作業對象。另外，在「每日處理作業時間分配表」的記載項目部分，要將記載在前述「各業務處理項目明細表」上的業務處理項目，以及處理事項的開始預定時刻與結束時限轉載過來，並且詳細記錄時間表。
接著，「基準作業程序手冊」要針對前述「各業務處理項目明細表」上記載的業務處理項目與處理事項，讓個體處理單位以流程圖的方式來記錄事務處理流程，俾使其更容易理解，而這也是讓「基準作業程序書」容易使用的重點。再者，在製作表單的流程中，流程圖裡記載的該表單類的保管櫃號碼、保管櫃內的保管位置及協助表單製作的記載事項範例，就可以做出完美的「基準作業程序手冊」。接著，針對後勤事務處理組在推展效率化方面的檢查項目，說明如下。
(一) 各後勤事務負責人在各時間帶的業務分擔有沒有依據業務方法書的記載事項，確實執行？
(二) 後勤事務處理組內的各負責人的業務負擔有沒有出現不均的狀況，或者有○3沒有分配的遺漏？
(三) 有時間限制的業務部分，其緊急程度有沒有考慮到處理程序？
(四) 有沒有依照平常日、峰日、冷清日的不同類型來決定處理程序？
(五) 有在工作時間內結束業務處理為前提執行作業嗎？
以上五項重點將後勤事務處理的效率化變成需要檢查的項目。另外，在後勤事務處理組所執行事務處理的基本的注意事項如下所列。
(一) 在國內匯兌業務中，當匯出的電文達到一定時間或一定件數之前，要留在負責發匯負責人的手邊，但不要延遲匯出。
(二) 要指示發送電文者謹慎地檢查電文內容。
(三) 訂立制度，讓前一日處理的電文在營業開使後，及早匯出或者利用午餐時等執行。
(四) 在總行分行之間的匯兌裡，不要以不需要操作匯出行的終端機為理由簡單處理文件。
(五) 要考慮匯入行的帳號及終端機操作員的負擔，站在同業的立場進行可以自動入戶的連線匯出。
接著，從匯兌電文處理負責人的立場來看，不可延遲收到匯兌電文的入帳處理，而是必須在接到電文後迅速處理，特別是無法進行自動入戶的電文更要優先處理。在中心統一處理相關事務的管理資料檢查中，原則上是要由同一個人檢查中心統一處理完成表以及中心無法統一處理表，這樣才可更有效率地實施對顧客的聯絡及行內事務處理。另外，對於支票存款、活期存款、定期存款、融資等，要讓每位負責人依序傳閱中心無法統一處理表，同時不可讓傳票的傳送超過下午三點。此外，記載在中心無法統一處理表中的無法處理傳票的傳送時限，要設定在郵件送達後一小時以內。另外，對於融資相關事務無法進行中心統一處理的部分，由於融資組的事務處理比較緊急，因此在該表送達後，就要立刻傳送給「融資事務處理組」，千萬不可長時間放置不管，以上就是事務管理的重點。有許多帳戶扣款無法進行中心統一處理的銀行，必須在扣款日的前一天請顧客存入應扣款額，藉以盡力消除中心無法統一處理的狀況。
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