3.4 櫃台‧後勤各事務處理組之間的支援體制

3.4.A. 支援櫃台事務處理組

對於「櫃台事務處理組」的在高峰日時的支援,多半以縮短櫃台顧客的等待時間為優先,因此,事務管理主管要時時掌握行內的狀況,事先對後勤事務處理組的支援人員分別指定任務分擔,才可組成機動的支援體制。另外,慢速窗口的受理事務太緊湊時,就要適當地請後勤事務負責人擔任非現金櫃員,讓他們受理窗口臨櫃客戶的事務,藉以緩和混亂的狀況。

此時,非現金櫃員所要負責的任務除了受理臨櫃客戶的事務外,還要在慢速窗口負責櫃員的輔助業務。另外,在終端機操作的支援部分,必須事先制訂行內規定,例如櫃台事務處理組所屬的終端機操作員離開座位時,就要由後勤事務處理組的終端機操作員代理操作,這在排除櫃台混亂狀況上,是有效的支援措施。

接著,由後勤事務處理組人員協助的現金、支票整理事務部分,當櫃員在櫃台受理大筆現金存款,或現金處理組在處理大筆現金存款而對其他交易處理造成影響時,就要由後勤事務組支援整理現金支票,這個體制也需要事先建立。

3.4.B. 支援後勤事務組

下午3時以後,「後勤事務組」的事務會極度集中,因此「櫃台事務組」的櫃員負責人要支援下列數量少且獨立的事務,以讓業務能在工作時間內結束。特別是這些業務的事務量大部分都很小,必須明確指示責任所在,因此要將櫃台業務記載到每日處理作業時間分配表上,採取防止處理遺漏的對策,就是這項事務處理上的重點。

以下分別列出具體的事務處理。
(一) 整理傳票、傳票的合計作業(依科目分擔)
(二) 各種次日到期的入扣帳款
(三) 登錄顧客情報
(四) 轉帳存入服務、查詢電話受理、回答
(五) 整理管理資料(輸出)等
(六) 操作完畢傳票的檢核
(七) 票據提出的準備事務
(八) 各種申請印鑑的整理事務
(九) 國稅、地方稅的統計事務
(十) 出納結帳負責人的現金整理支援、票據支票提出事務
(十一) MICR印字作業
(十二) 匯入帳戶核對
(十三) 文書發送事務
(十四) 帳號編號、帳號查詢事務
(十五) 轉帳委託書的印鑑核對
(十六) 整理預定補登的存摺
(十七) 重要表單(存單、存摺)的使用張數與剩餘張數核對
(十八) 中心統一處理完畢票據的印鑑核對、要件檢查
(十九) 兌換機、自動付款機(CD)、自動櫃員機(ATM)的結帳