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3.7 結帳體制與準備工作

最終傳票統計結束時限,也就是下午四點三十五分以後,是當天事務處理最後的階段,「後勤事務組」與「櫃台事務處理組」的各時間帶作業負責人,會共同合作來執行這項作業。附帶一提,下午二點~四點之間的時間帶,可說是行內事務負責人最忙碌的作業時間帶,事務管理主管的管理事務,也會在此時達到頂點。在這個時間帶執行的試算核對作業的主要內容,如下所列。
(一) 用各科目別試算表核對各科目的存提款
(二) 用全科目試算表核對處理件數、存提金額、餘額
(三) 核對現金結帳表與現有現金簿的現金餘額

接著,在結帳準備體制的基本想法上,可利用下列方法,追求結帳作業的效率化。

第一種方法就是傳票管理。傳票要使用傳票整理箱,而傳票整理箱的使用方法,就是要清楚區分終端機處理完畢傳票、認證印字核對完畢傳票,以及未處理傳票並且集中保管。再者,對於已經集中的認證印字核對完畢傳票,必須事先決定運送原則,讓傳票可以集結到傳票統計負責人手上,這在防止傳票遺失上,是非常有效的對策。

第二種方法就是任命統計負責人,與指定傳票集中保管場所。傳票的集中保管場所,要固定在行內的某一個固定位置;而認證印字核對完畢傳票,更要全部集中在這個保管場所。當統計負責人休假時,更要事先指派代理人。

第三種方法就是要在傳票統計時利用加算機。傳票張數多的科目,要使用加算機進行統計,加算機的日誌要在結帳結束前附加在傳票上。附加在傳票上的日誌,可在結帳不符合時作為檢查資料使用,這樣就可以縮短追究不符合原因的作業時間。

第四種方法是要設立當傳票統計不符時的檢查項目,主要有:
(一) 各業務負責人有沒有將未整理傳票留在自己手邊?
(二) 有沒有傳票只設定在各種操作表上,但卻還沒有處理?
(三) 使用加算機進行統計時,有沒有將金額輸入錯誤?

第五種方法是結帳不符時的處理措施,而首先就是要做的就是指定核對檢查負責人。

根據判斷的狀況指示人數的增減。在進入核對檢查之前,先指示作業結束的目標時間,也是一項重點。理由則是藉著設定目標時間,可提高核對檢查負責人的意識。再者,若核對檢查負責人的人數太多,情況反而會變亂。因此,確實注意人數,是可以在短時間內解決結帳不符時的要關鍵。

結帳負責人以外的人員,因為也要負責下列的業務,所以為了達成在規定時間內結束業務,必須專心處理下表圖示的事務。也就是說,從結帳後到下班前,所要進行的作業(當天結帳的處理)都必須在下午四點三十五分之前結束!但在結帳以後,就要在這個時間帶實施當天的事延後處理。

本圖表是為了讓分行裡的業務能在上班時間內完成,所要執行的事務處理體制與運用方法。與此並行的還有已系統化的事務處理機械化系統、調整事務量不平均狀況的作業均衡化系統,如何有效利用這些系統,都是極為重要的課題。

[圖表, 事後處理...]

以下將說明事務處理的機械化系統,以及調整事務量不平均的作業均衡化系統。

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