3.6.A. 連線終端機的運用管理
進行分行終端機的運用管理時，首先必須考慮的一點就是掌握終端機的處理能力。分行終端機處理能力的計算方法，可藉由以下的手法略知一二。
根據終端機種類及系統的不同，當作計算基準的基礎資料會有若干差異，但基本的想法則是沒有差異。嘗試計算終端機的處理能力後，得到下列的計算方法。
首先在進入計算前，要使用碼錶測量每件資料的處理時間。這時的樣本可以是活期存款的存提款等單純交易，也能是定期存款的新開戶等複雜交易，使用這兩種標準的交易資料進行測量，可以確保最接近真實的數值。附帶一提，根據使用身邊的樣本所測量的資料，每件資料所需要的處理時間為：單純交易二O秒，複雜交易二十九秒。使用這個數值計算一台終端機每天的處理能力後，可以獲得下列結果。
也就是說，一台終端機一天的工作時間若以前述的一天20,880秒計算，並進一步以單純交易所佔交易整體的七十五％計算，複雜交易佔交易整體的二十五％計算。單純交易為：
20,880秒×75％÷20秒＝783件
複雜交易為：
20,880秒×25％÷29秒＝180件
因此，一台泛用終端機每一天的資料處理可能件數為：
單純交易783件＋複雜交易180件＝963件
附帶一提，一台終端機每天的工作時間可用下面的公式計算。從行員每天八小時的工作時間中扣除四十五分鐘的午餐時間，接著再扣除餘裕時間二O％，剩下的時間數就是工作時間。也就是說，
8小時＝28,800秒
45分＝2,700秒
而公式為：
(28,800秒－2,700秒)×(1－20％)＝20,880秒
這就是理論上的一台終端機每天的處理能力件數。但是在思考實際的終端機處理資料的極限時，可發現雖是以前述理論上的一台終端機每天的處理能力件數為資料處理的上限，但在實際上，資料的集中度會根據臨櫃客戶的時間集中狀況而改變，因此不可能進行完全發揮能力的處理。
如果參考這些條件來運用終端機，讓設置於各分行的終端機經常維持在全工作的狀態，這樣一來，終端機操作員即使在處理資料較少的時候，還是得一直留在位置上。結果，因為操作時間出現鬆弛，就會造成操作者離開座位或閒聊的狀況。因此，終端機的工作台數，要和當日的資料量預測與終端機的處理能力配合起來一同決定。整理以上各點，針對終端機運用的效率化，說明著眼點如下。
(一) 有沒有依照每天的資料量，指示終端機工作？
(二) 終端機的設置有將繁忙頂點日的資料列入考慮。因此，平常日的終端機工作只要有部分開機就足夠應付了，但卻設置所有終端機的開機工作，結果造成操作員有等待的時間。檢查有無這種狀況。
(三) 有沒有訂立有彈性的運用計畫，例如：在終端機的各時間帶運用型態上，只有在繁忙頂點時才會採用終端機全運轉體制等？
3.6.B. 終端機操作的認證印字核對
操作的檢驗，要針對無法利用電腦進行檢查的帳號、交易金額、存款提款的區別、現金轉帳的區別等終端機輸入資料，將傳票上的認證印字和傳票記載事項進行目視檢查，並以防止帳戶錯誤與交易金額輸入錯誤為目的。因此在分行整體的事務流程中，若認證印字核對事務停滯，當然就會拖延到最終的結帳時間。也就是說，建立事務處理毫無延宕地進行認證印字核對的體制，將會是建立上班時間內結束作業體制的重點。關於認證印字核對負責人，必須讓他們從平常就理解認證印字核對事項與檢驗重點，讓任何人都可以進行認證印字核對的事務。事務管理主管在認證印字核對負責人在人數上的控管，將會是在追求事務處理效率化上的另一項重要對策。
具體來說，從營業日來思考針高峰日、平常日的認證印字核對負責人的人數；或者即使是在一天的營業日中，也要針對高峰時間帶、最低點時間帶的認證印字核對負責人的人數，實施確實的調整，以免讓認證印字核對事務，成為事務延遲的起因。因此，以下將針對認證印字核對事務效率化的檢查項目，進行說明。
(一) 認證印字的核對事務有沒有依據緊急程度來區分臨櫃客戶的交易資料與內部產生資料，並進行認證印字核對？
(二) 實施認證印字核對時，有沒有考慮到結帳時限？
(三) 認證印字核對事務變成事務處理工程的瓶頸，造成延遲發生時，有沒有立即採取解決手段？
(四) 核對認證印字事務有沒有發生延遲？特別是在統一核對後勤事務組產生的傳票時，有沒有意識到結帳時間？
(五) 認證印字核對結束的傳票有沒有毫無延遲地傳送給傳票統計負責人？
(六) 存提款的逆向操作、金額錯誤、帳戶錯誤等沒有注意到的失誤有沒有反覆發生？
(七) 在每日計算的結帳連線中，有沒有發生遺漏核對的情況？
3.6.C. 結帳的效率化與期間統計的實施
上班期間統計與結帳相關傳票的目的，是要實現在平常日下午五點完全結束業務的一項方法。期間統計科目的限定與統計方法，說明如下。
首先，期間統計的對象科目，要限定在支票存款、活期存款、各行試算等處理量多的傳票，並在營業時間內實施，而期間統計完成時限要以下午二點為目標。因此，下午二點以後的處理傳票，建議不要在最終的結帳時間之前進行統計。再者，在採用期間統計體制時，要預測傳票張數達到適合統計張數的時間點，並事先決定期間統計開始時限。期間統計若未能在高峰日實施，那就完全失去意義，因此，由事務管理主管確認實施狀況，將是一項重要的管理項目。
接著，在實施期間統計時，為了明確表示負責人的責任，並追求完全實施，必須事先決定期間統計的實施負責人及代理人。要在該負責人的「各業務處理項目明細表」、「每日處理作業時間分配表」、「基準作業程序手冊」上記載實施科目，並明確標示其責任之所在。
接著，具體的期間統計，在實施上的注意事項如下。首先，當期間統計的對象傳票中有出現科目互相調換等狀況時，就會失去期間統計的意義。因此，徹底防止錯誤就是必要的注意事項。另外，傳票的期間統計，可以利用電子日誌列印出加算金額，當出現統計錯誤時，就能把日誌拿來核對。再者，在實施期間統計時，要仔細檢查未處理傳票有沒有混入已處理傳票當中，防止傳票的重複加算，也是實施期間統計的重點。
接著，結束期間統計後，統計完畢傳票要和未統計完畢傳票區分開來，和傳票合計單一起(可用黏貼標籤固定整理在一起)，再放到統計完畢傳票箱裡保管，這樣期間統計作業就完成了。再者，在期間統計實施原則部分，用黏貼標籤固定整理，並集中保管在統計完畢傳票箱裡的統計完畢傳票。只要沒有得到統計負責人的同意，就不可以從統計完畢傳票箱中取出，這一點必須注意。接受顧客要求而要查閱傳票時，不可擅自抽出，要在黏貼標籤固定的狀態下閱覽才行。另外，必須事先決定防止傳票遺失及重複統計的方法。
3.6.D. 業務結束時限的設定與注意事項
日常業務要以上班時間內結束為目標，在分行事務處理效率化的對策上，要設定業務結束時限，朝業務結束時限的目標進行事務處理，這是最基本的想法。針對各組的結帳時限，說明如下。
「現金處理組」的結帳時限，要以下午4點為原則來訂立時間表。再者，在「現金處理組」繁忙時的支援體制部分，事先針將量販店、郵局、大筆收款對象、夜間金庫等的收款處理對策訂出規則，這在效率化對策上是不可缺少的要件。具體來說，對於量販店、郵局、大筆收款對象、夜間金庫等個別的交易對象，必需決定收款開始處理的時刻。處理人員部分，要事先決定需要支援時的人數，這樣就可以排除因人員不足所造成的事務處理工程的延遲。另外，以機器處理收取現金時，要規定處理順序，確立資料量多的營業日對策可以作為對事務量大、急待處理的重要客戶的服務。另外，事先決定外務組收款的攜回時限，也是必要的對策。
除此之外，「現金處理組」的準備結束作業時間帶，會與用郵件車運送的交換票據、其他票據轉帳、票據交換傳票的攜出整理時間重疊，進而超出現金處理組負責人的處理能力。這時候，要指示「後勤事務處理組」進行支援，這將會成為支持「現金處理組」在規定時間內結束業務的強大助力。最後，在「現金處理組」部分，必須明確區分營業時間內的一般現金處理與時間後的大筆存款等特殊處理，並且針對需要，事先將結帳完全區分開來。
接著，針對終端機操作結束時限，與交易相關的終端機操作結束時限，要訂在下午四點前，下午四點到四時三O分之間為最後的處理時間，針對試算表核對及認證印字核對中發現的錯誤，進行訂正處理。因此，櫃台的產生傳票，處理要利用「櫃台事務處理組」所屬的終端機，櫃員在每次受理事務處理後，不論有沒有顧客在等待，都要立即將傳票傳送給操作員操作，以這種依序處理方式來完成作業。但是，對於使用「後勤事務組」所屬的終端機來處理的傳票，例如：
(一) 內部發生傳票的發生來源
(二) 發生時間帶
(三) 資料量
(四) 認證印字核對集中度
要以上列項目為基礎，掌握資料流程，迅速傳送給操作員。具體來說，將哪些資料、在哪個時間帶、使用哪一台終端機來操作，這都是追求效率化的重點。
接著，以上列各要件為基礎，提出與「後勤事務組」的終端機操作相關的效率化檢查項目如下；
(一) 有沒有規定外務組的傳票傳送時限，外務人員有沒有遵守時限？
(二) 傳票有沒有未依照事務處理流程，沒有經由負責人，就直接傳送給操作員，而打亂終端機操作員的操作程序？
(三) 前一天收款的傳票，有沒有在11時之前就傳送給終端機操作員？
這裡再一次針對「後勤事務組」所屬的終端機操作員的角色進行說明，由於行內大部分的傳票會集中在「後勤事務組」，「後勤事務組」的終端機操作員在操作的速度與正確性上，就會特別受到要求，因此，必須讓他們可以專心在操作上。再者，正確的傳票開立就是支持效率佳的終端機操作要件。可在金融機構使用的傳票，擁有交易證據文件的性質，此外還同時擁有終端機操作指示書的性質。因此，正確的傳票開立是事務處理的基本，必須徹底執行！不正確的傳票會攪亂操作，使效率降低。
接著，匯兌試算表的核對時限要設為下午四時十五分，要在目標時限前結束匯兌通訊的處理並檢查結果。這在防止匯兌電文的缺送事件上，是可以有效發揮功能的對策。
再者，關於上午的收訊與發訊部分，要實施期間統計及與試算表之間的期間核對，藉由核對匯兌電文的收發訊件數與金額，防止結帳時發生數據不合的事件。除了實施上述各項對策外，還要由事務管理主管檢查下列記載的匯兌發送訊處理，以及與效率化有關的檢查項目，這在間接防止行政疏失上，也是有效的技巧。
(一) 有沒有積存過多未處理的匯出電文？
(二) 主管的放行電文有沒有延遲？
(三) 主管有明確指示放行電文，用以作為防止匯兌疏失的最終檢查？
(四) 峰日時，有沒有出現因為放行電文的延誤、轉帳驗訖章的延遲，而無法著手進行傳票統計的狀況（必須迅速指示支援體制）？
(五) 有沒有將開始營業前的時間帶，以及午餐時等匯兌處理量比較少的時間帶，設立為固定處理翌日到期事務的操作時間帶？
3.6.E. 融資事務組支援後勤事務
關於「融資事務組」的事務處理部分，之所以要將融資試算表的核對時限設定為下午三點三O分，目的就是要從融資事務組負責人之中，找出可以在下午三點以後支援「後勤事務組」繁忙時刻的人員，而這也被定位為提早完成行內整體結帳時間的對策之一。接下來針對「融資事務組」負責人的協助體制進行說明。
過去這一組的負責人，對於事務合理化及效率化的意識非常薄弱，因此在推展分行事務效率化時，就必須讓他們擁有和「櫃台事務處理組」及「後勤事務組」一樣的共識。因此，要讓他們知道雖然「融資事務組」下午三點以後會很輕鬆，但反觀「後勤事務組」卻正處於一天之中最忙碌的作業狀態，因此最重要的就是必須讓他們擁有合作的共識。特別是在「融資事務組」負責人當中，一定有許多人都屬於準備在下午五點前結束融資相關事務處理的自我中心型，因此必須引導他們排除這種以自我為中心的作業型態。
關於「融資事務組」在處理資料部分的特徵，就是不論放款或還款，一天的事務處理量都能在事前掌握概況，因此可以配合每天的事務量，再有計畫地傳送傳票。
因此，調整業務結束時間是一件很簡單的事。當然，「融資事務組」所負責的是
(一) 融資審查書製作事務
(二) 債權管理事務
(三) 融資調查事務
等重要事務，但還是必須將日常的業務處理方法合理化，提高效率，並支援後勤事務。
因此，在具體的融資相關資料的效率化處理部分，可藉由將以下的檢查項目具體化，以提高融資相關資料處理的事務效率。
(一) 在當天的融資相關資料中，確定已經可以貸放案件，有沒有在每天9時～10時的時間帶裡，交給終端機操作員？
(二) 有沒有已經確定要用融資填補交換票據提回時間點的餘額不足，卻還在15時以後，執行填補支票存款、活期存款赤字餘額的融資放款嗎？
(三) 各種操作表的記載正確嗎？有沒有因為不正確，而產生終端機的錯誤操作？